Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Pengembangan Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Tracking pada J&T Express
Oleh :
Brilian Widya Mustofa 5114100047
Faris Salbari 5114100119
M. Buyung Abiyoso 5114100150
A. Latar Belakang
Kebutuhan pengiriman barang telah menjadi kebutuhan utama setiap individu. Semua individu membutuhkan pengiriman barang yang cepat dan aman untuk memastikan barang yang dikirimkan sampai pada waktu dan tempat yang tepat serta keamanan barang yang dikirim terjaga. Dalam kegiatan pemasaran pengiriman barang berhubungan dengan distribusi yaitu menyampaikan barang atau jasa dari produsen kepada konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Hal-hal diatas menyebabkan menjamurnya pihak penyedia jasa ekspedisi.
Karena banyaknya pihak penyedia jasa ekspedisi, perusahaan ekspedisi ini berusaha untuk memberikan fasilitas yang terbaik untuk pelanggannya, yaitu berupa aplikasi tracking lokasi arma pengiriman barang. Dengan adanya aplikasi ini, perusahaan dan customer dapat memantau langsung proses ekspedisi tersebut, serta memberikan rasa aman dan kenyamanan customer dalam menjalankan aktifitas pengiriman barang.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah customer dalam mengetahui posisi armada yang sedang melakukan proses ekspedisi/pengiriman tersebut.
C. Sasaran
Tersedianya suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan jasa pengiriman/eksepdisi dan juga customer dari ekspedisi tersebut untuk mengetahui posisi armada yang sedang melakukan pengiriman barang.
D. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
J&T Express
E. Sumber Pendanaan
Dana Perusahaan dari JNE, dengan biaya sebesar Rp. 217.000.00,00 dengan rincian:
Pengadaan Server = Rp. 50.000.000,00
Oracle Database = Rp. 2.000.000,00
Tenaga Ahli
Project Manager 1 orang = Rp. 30.000.000,00
System Analyst 2 orang = Rp. 40.000.000,00 (@ Rp. 20.000.000,00)
Progammer 3 orang = Rp. 45.000.000,00 (@ Rp. 15.000.000,00)
Database Administrator 2 orang = Rp. 30.000.000,00 (@ Rp. 15.000.000,00)
Quality Assurance 2 orang = Rp. 10.000.000,00 (@ Rp. 5.000.000,00)
Trainer 2 orang = Rp. 10.000.000,00 (@ Rp. 5.000.000,00)
F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan
Lingkup Kegiatan
Pengadaan modul dari aplikasi tracking, yang terdiri dari tracking armada, pembuatan surat jalan, pembuatan surat tanda terima, pembuatan nota dan pencatatan proses bisnis.
Pengadaan server untuk aplikasi tracking ini.
Pengembangan database yang dapat mendukung modul dikembangkan pada sub poin sebelumnya.
Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi sistem informasi pengiriman barang dan tracking armada yang dibangun meliputi:
User Requirement,
User Interface,
Testing (Unit Test, Integration Test),
Database Security,
Security Level,
Form Input / Output,
Source Code,
User Manual Aplikasi
Lokasi Kegiatan
Lokasi dari kegiatan ini dilakukan di dalam kantor J&T di bagian IT
Fasilitas
Pengguna Jasa
Konsulitasi kebutuhan
Ikut dilibatkan pengembangan
Penyedia Jasa
Dokumentasi dan laporan mingguan
Alih Pengetahuan
Training
Konsultasi
G. Metodologi
Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi pengiriman barang dan tracking adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi pengiriman barang yang sudah dilakukan oleh J&T Express.
H. Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka waktu pelaksanaan dari pengembangan aplikasi tracking ini adalah selama 5 bulan, terhitung dari tanggal 10 Maret 2018.
I. Kualifikasi
Kualifikasi yang diharuskan oleh penyedia jasa adalah:
Bersedia menandatangani perjanjian kerahasiaan data dan informasi sesuai dengan kebijakan J&T Express.
Memiliki latar belakang dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi sistem informasi.
Memiliki pengalaman menjadi penyedia jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi setidaknya untuk 2 organisasi berbeda.
Memiliki pemikiran inovatif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
Memiliki komitmen untuk mau bekerjasama dengan J&T Express.
Memiliki komitmen untuk mengamankan informasi yang berkaitan dengan J&T Express.
Memiliki kedisiplinan dan tanggung jawab.
J. Tenaga Ahli
Demi menunjang keberlangsungan pengembangan, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut.
Ketua tim (Project Manager)
Memiliki gelar minimal Sarjana Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management Perancangan dan Pembangunan Aplikasi sekurang-kurangnya 6 (empat) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah mengatur seluruh kegiatan tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai selesai. Jumlah yang disarankan adalah 1 (satu) orang.
Sistem Analis
Memiliki gelar minimal Sarjana Informatika / Ilmu Komputer Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A, berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang disarankan adalah minimal 2 (dua) orang.
Programmer / Developer
Memiliki gelar minimal setara Sarjana Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang disarankan adalah minimal 3 (tiga) orang.
Database Administrator
Memiliki gelar minimal setara Sarjana Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
Quality Assurance
Memiliki gelar minimal setara Sarjana Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
Trainers
Memiliki gelar minimal setara Sarjana Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
K. Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :
Sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung kegiatan pengiriman barang dan tracking armada dari J&T Expres.
Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi.
Program dengan source code.
Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual.
Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure).
Instalasi aplikasi.
Pelatihan, pendampingan / asistensi, garansi dan pemeliharaan.
Seperangkat sistem yang terdiri dari sistem informasi beserta hardware pendukung, yaitu server dan barcode scanner.
Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi J&T Expres yang telah dikembangkan / dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
L. Pelaporan
Laporan Pendahuluan
Rencana kerja
Jadwal kegiatan
Estimasi waktu selesai sebelum deadline
Laporan Interim
Hasil yang sudah dicapai
Masalah pelaksanaan dan solusi
Rencana baru selanjutnya
Laporan Akhir
Laporan mingguan
Keluaran proyek
Laporan mingguan pada pertemuan rutin
